optimalisasi fungsi sekretariat daerah

Optimalisasi Fungsi Sekretariat Daerah Dalam Pencapaian RPJM Daerah

Oleh

Yohanes Irianta

Tahun 2010 merupakan tahun ke dua penerapan kelembagaan perangkat daerah sesuai PP 41 Tahun 2007 di Kabupaten Kulon Progo, sekaligus penerapan urusan pemerintah sesuai PP 38 Tahun 2007. Ujian pertama yang dihadapi pemerintah daerah adalah adanya pertambahan DAU yang tidak sesuai harapan. Pada tahun 2010 kondisi anggaran tidak lebih baik. Bagi Kulon Progo berarti juga penurunan kemampuan anggaran untuk melaksanakan program-program yang ada pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJM Daerah).

Sesuai hasil analisis evaluasi terhadap realisasi matrik RPJM Daerah Kabupaten Kulon Progo tahun 2007 – 2009 diketahui adanya penurunan realisasi pelaksanaan kegiatan apabila dibandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan. Bahwa pada tahun 2007 ada 60,33 % kegiatan dilaksanakan, tahun 2008 ada 29,31 % kegiatan dilaksanakan dan tahun 2009 ada 21,87 % kegiatan dilaksanakan. Alasan pembenar yang disampaikan adalah kurangnya dana untuk membeayai kegiatan yang direncanakan, sehingga banyak kegiatan terpaksa tidak bisa diberi alokasi anggaran. Tetapi ada kenyataan menarik yang perlu diperhatikan apabila alasan ketidakcukupan dana, bahwa ada kegiatan-kegiatan yang tidak ada dalam matrik (tidak ada dalam rencana) tetapi dilaksanakan. Pada tahun 2007 sebesar 3,41 %, tahun 2008 sebesar 0,77 % dan tahun 2009 sebesar 2,89 %. Mengapa bisa muncul kegiatan yang tidak direncanakan ? Adakah sesuatu yang salah dalam manajemen pemerintah daerah ?

Tabel 1

Realisasi Matrik RPJM Daerah

Tahun	Dilaksanakan		Tidak Dilaksanakan		Tdk Ada Dalam Matrik tetapi Dilaksanakan
	Jumlah	%	Jumlah	%	Jumlah	%
2007	619	60,33	372	36,26	35	3,41
2008	420	29,31	1.002	69,92	11	0,77
2009	325	21,87	1.118	75,24	43	2,89

Memperhatikan adanya kecenderungan kemampuan APBD semakin menurun, dimungkinkan akan semakin besar persentase kegiatan yang tidak dilaksanakan di tahun tersisa RPJM Daerah. Maka harus ditetapkan rencana kegiatan yang benar-benar prioritas pada tahun 2010, 2011 dan transisi di tahun 2012. Juga diperlukan manajemen pemerintah daerah yang akurat.

Perlu diingat lagi bahwa adanya tuntutan akan pengelolaan pemerintah daerah dalam menjalankan fungsinya, yaitu : 1) pelayanan kepada masyarakat (services), 2) membuat kebijakan atau ketentuan bagi kepentingan masyarakat (regulation), dan 3) mengupayakan pemberdayaan kepada masyarakat (empowerment). (Rasyid,2000 dan Kaloh, 2003).

Bagaimana fungsi pemerintah daerah itu dapat dilaksanakan untuk memenuhi tuntutan pengelolaan pemerintah daerah, tentu saja diperlukan manajemen yang baik. Peran manajemen dalam organisasi perangkat daerah sungguh penting. Secara teori, kebutuhan manajemen antara lain :

· Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan juga tujuan individu yang ada dalam organisasi tersebut Manajemen juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan, sasaran dan kegiatan yang bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi pemerintah daerah.

· Manajemen juga diperlukan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar, memperhitungkan sumber daya untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan. Sedangkan efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat dan memilih cara yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Sejalan dengan pendapat James A.F. Stoner dalam bukunya “Management” (1982) mengemukakan “manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.

Berdasarkan pengertian manajemen di atas, dapat dikatakan bahwa manajemen memiliki beberapa ciri antara lain

· Manajemen diarahkan untuk mencapai tujuan

· Manajemen sebagai proses; perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, pengarahan dan pengawasan

· Tersedia sumber daya; manusia, material, anggaran dan sumber lain

· Mendayagunakan atau menggerakkan sumber daya tersebut secara efisien dan efektif

· Terdapat orang yang menggerakkan sumber daya tersebut (manajer)

· Penerapan manajemen berdasarkan ilmu dan juga seni atau keahlian yang harus dimiliki oleh manajer.

Sesuai organisasi perangkat daerah yang ada di Kabupaten Kulon Progo, ada kejelasan peran dan fungsi organisasi perangkat daerah dalam fungsi manajemen :

· Bappeda ( sebagai fungsi technostructure ), melaksanakan fungsi perencanaan dan pengendalian : Bidang/Sub Bidang yang ada sudah mengampu seluruh urusan pemerintahan.

· Inspektorat Daerah melaksanakan fungsi pengawasan : Bidang-bidang yang ada sudah mengampu seluruh urusan pemerintahan.

· Dinas / Badan / Kantor, sebagai fungsi pelaksana seluruh urusan pemerintahan (operating core) dan sudah terbagi pada Dinas-Dinas dan sebagian Badan dan Kantor.

· Sekretariat Daerah, disebut Middle Line sebagai fungsi supporting staff, membantu Bupati dalam pengkoordinasian pelaksanaan, perumusan kebijakan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan. Bagian/Sub Bagian yang ada sudah mengampu urusan-urusan pemerintahan.

Dalam kurun waktu yang relatif singkat sampai tahun 2011 atau tinggal dua tahun untuk menyelesaikan RPJM Daerah. Tidak banyak lagi pilihan yang bisa dikerjakan, harus dipilih faktor kunci yang bisa menggerakkan semua sumber daya yang ada. Salah satu yang dapat ditawarkan adalah dengan : Optimalisasi fungsi Sekretariat Daerah. Mengapa Sekretariat Daerah ? Karena disinilah manajemen digerakkan dengan fungsi pengkoordinasian pelaksanaan, perumusan kebijakan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan. Sebagai “organ tubuh” disinilah letak jantung dan paru-paru, disinilah semangat dipompa, disinilah darah dialirkan, disaring dan dbersihkan kembali agar seluruh anggota tubuh bisa berfungsi. Tidak berarti mengecilkan anggota organ tubuh yang lain. Kegiatan yang paling strategis adalah kegiatan yang bisa mempertemukan seluruh fungsi organisasi perangkat daerah. Pilihannya adalah kegiatan Pra Rapat Koordinasi, yang dilaksanakan setiap akhir bulan untuk menyiapkan bahan Rapat Koordinasi Kabupaten. Dengan koridor koordinasi pelaksanaan, pra rakor bisa mempertemukan fungsi-fungsi manajemen yaitu : pelaksanaan, pengendalian, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, pengarahan, pengawasan dan perencanaan.

Bagaimana di dalam pra rakor bertemu Dinas/Badan/Kantor sebagai fungsi pelaksanaan urusan dengan Bappeda sebagai fungsi perencanaan dan pengendalian, dengan Inspektorat Daerah sebagai fungsi pengawasan. Pelaksanaan urusan dibandingkan perencanaan dan hasil pengawasan (yang sering disebut proses pengendalian) ditemukan tindakan koreksi kemudian diarahkan kembali.

1. Pra Rakor di tingkat Asisten sebagai fungsi koordinasi pelaksanaan, pengendalian dan pengawasan. Di tiap Pra Rakor yang dilaksanakan oleh Asisten Sekda, dihadirkan seluruh fungsi pengampu urusan. Yaitu : Dinas/Badan/Kantor, Bagian pada Setda, Bappeda dan Inspektorat Daerah. Dimungkinkan SKPD yang mengampu lebih dari satu urusan akan hadir pada beberapa pra rakor Asisten Sekda. Bappeda dan Inspektorat Daerah hadir pada ke tiga pra rakor Asisten Sekda.

2. Selain membahas permasalahan-permasalahan, juga menilai hasil progres report pengendalian sekaligus pelaksanaan kegiatan di SKPD.

3. Pra Rakor sebagai juga sebagai pemecahan masalah internal peserta, solusi pemecahan masalah-masalah kongkrit menjadi salah satu output dari keberhasilan pra rakor. Sedangkan permasalahan dan solusi lintas urusan yang diampu asisten dibawa ke Rapat Koordinasi Kabupaten.

4. Rapat Koordinasi Kabupaten merupakan pemecahan permasalahan lintas urusan, sebagai rekomendasi pengendalian (dan pengawasan) untuk mengarahkan kembali.

5. Rapat koordinasi juga sebagai wahana pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan untuk bahan perumusan kebijakan (Baru)

Tentu saja beberapa persiapan harus dilakukan agar pra rakor bisa berjalan optimal, antara lain : Penyusunan kembali peserta pra rakor dengan struktur kelembagaan yang ada, optimalisasi sarana teknologi informasi yang ada ( hotspot area ) untuk berkoneksi dengan SKPD, kompetensi pejabat peserta pra rakor, suasana dan situasi yang kondusif, fasilitas yang memadai (LCD proyektor dsb) dan lain-lainnya. Sehingga dalam hari yang ditentukan ( misal : setiap tanggal 25 ) menjadi hari yang “istimewa” dan suasana di sekretariat daerah benar-benar dinamis.

Kita pantas berharap lebih dengan figur Sekretaris Daerah yang baru saja dilantik, sebagai manajer dengan pengalaman berkiprah sebelumnya dibeberapa fungsi organisasi perangkat daerah bisa mengoptimalkan fungsi manajemen organisasi Pemerintah Kabupaten Kulon Progo. Bisa berfungsi sebagai Middle Line yang menghubungkan semua fungsi yang ada di organisasi perangkat daerah dengan Strategic Apex yaitu Bupati Kulon Progo. Tentu saja dengan dukungan dan suport semua elemen yang ada dapat memanfaatkan momentum yang tersisa di penghujung RPJM Daerah (sampai 2011 dan transisi tahun 2012). Bisa yakin...dan yakinlah.....pasti bisa.